掲示板、もうだいたい人集めするものが決まっているなら、もうゲーム内にそれ専用のスレを作ってしまって、ユーザーの書き込みはできないようにしてしまえばいいのでは？
んで、やりたい応募にチェックを入れる。そうすると、チェックされた日時、その時のジョブとレベルと名前が表示されるようにすればいいんじゃないかなぁ。
ちょっと制限があって使いにくいかもしれないけど、今までよりは楽になるんではないかと？